Brief DMC yang Membantu Agen Mendapat Penawaran yang Tepat
Ally
Kepala Penjualan, Pai Dai DMC
Brief yang jelas membantu DMC menawarkan perjalanan sesuai kebutuhan, sekaligus memudahkan agen menilai harga. Nama destinasi dan jumlah hari saja belum menjelaskan kamar, kendaraan, kegiatan, atau pendampingan yang diperlukan.
Anda tidak harus sudah mempunyai itinerary lengkap. Mulailah dari siapa yang berangkat, bagian yang tidak boleh berubah, dan keputusan apa yang ingin dibantu oleh DMC. Jika masih memilih mitra, baca cara memeriksa DMC.
Tetapkan bagian yang benar-benar sudah tetap
Tuliskan tanggal tiba dan pulang beserta penerbangan yang sudah diterbitkan. Bedakan dari penerbangan yang baru dipertimbangkan. Jika ada acara keluarga, rapat, atau hotel tertentu yang wajib masuk, sebutkan tanggal serta lokasinya.
Bagian lain dapat dibiarkan terbuka. Misalnya, rombongan mengutamakan waktu di pantai tetapi belum memilih Phuket atau Krabi. Informasi itu memberi ruang untuk membandingkan rute tanpa menganggap semua tujuan harus dimasukkan.
Jelaskan peserta dan kamar secara terpisah
Jumlah peserta bukan pembagian kamar. Cantumkan kamar twin, double, single, serta kebutuhan tempat tidur tambahan. Pisahkan peserta berbayar, anak, bayi, dan tour leader. Jika komposisi belum pasti, beri status perkiraan dan minta dasar harga yang jelas.
Sampaikan kebutuhan mobilitas dan bagasi sebelum kendaraan dipilih. Peserta yang mampu berjalan singkat belum tentu nyaman menaiki banyak tangga atau duduk lama dalam transfer. Untuk data kesehatan atau identitas pribadi, bagikan hanya yang diperlukan melalui saluran yang disepakati.
Tulis kebutuhan rombongan Indonesia dengan jelas
Bahasa Indonesia pada website tidak berarti pemandu bahasa Indonesia tersedia pada semua tanggal. Sebutkan bahasa yang diperlukan, hari layanan, dan apakah tour leader sendiri akan membantu komunikasi. Ketersediaan tetap perlu dikonfirmasi.
Permintaan makan juga perlu lebih rinci daripada kata “halal”. Jelaskan apakah diperlukan restoran bersertifikat, dapur tertentu, atau penghindaran bahan. Pisahkan kebutuhan itu dari alergi dan risiko kontaminasi silang. Beri tahu pula kebutuhan waktu serta tempat ibadah agar dapat dipertimbangkan saat menyusun rute.
Berikan dasar perbandingan harga
| Bagian brief | Yang perlu dijelaskan |
|---|---|
| Hotel | Lokasi, kategori kamar, pembagian kamar, dan prioritas fasilitas |
| Transportasi | Privat atau bersama, bagasi, serta penerbangan yang harus dihitung |
| Pemanduan | Bahasa, wilayah, hari layanan, dan kebutuhan pendampingan |
| Makan dan kegiatan | Yang wajib masuk, pilihan tambahan, serta kebutuhan khusus |
| Anggaran | Mata uang, dasar per orang atau grup, dan target atau batas maksimum |
| Tenggat | Waktu presentasi ke klien dan waktu keputusan yang diharapkan |
Mintalah asumsi ditulis dalam penawaran. Jika dua proposal memakai dasar berbeda, samakan dahulu cakupannya sebelum membandingkan total. Panduan membaca penawaran menjelaskan hal yang perlu diperiksa.
Untuk perjalanan dua negara, tanyakan siapa yang bertanggung jawab pada setiap bagian serta bagaimana serah terima dilakukan. Pembagian pemasok atau badan hukum perlu dijelaskan dalam kesepakatan dua negara.
Templat brief yang dapat disalin
Templat brief
- Perjalanan:
- [negara, tujuan utama, jumlah malam]
- Tanggal:
- [tiba dan pulang; tetap atau masih dapat berubah]
- Penerbangan:
- [sudah terbit / belum; nomor dan waktu bila ada]
- Peserta:
- [berbayar], [anak dan usia], [bayi], [tour leader]
- Kamar:
- [twin], [double], [single], [tempat tidur tambahan]
- Status jumlah peserta dan kamar:
- [pasti / perkiraan]
- Hotel:
- [lokasi, kategori kamar, fasilitas prioritas]
- Pemandu:
- [bahasa, hari dan wilayah layanan yang dibutuhkan]
- Transportasi:
- [privat / bersama, bagasi, kebutuhan mobilitas]
- Makan:
- [yang dimasukkan; halal, alergi, dan pantangan spesifik]
- Ibadah:
- [waktu, tempat, atau kebutuhan yang perlu diatur]
- Sudah dipesan:
- [layanan dan pihak yang memesan]
- Wajib ada:
- [kegiatan, tempat, atau acara]
- Masih terbuka:
- [bagian yang dapat diubah]
- Anggaran:
- [mata uang dan rentang], [per orang / seluruh grup]
- Cakupan anggaran:
- [layanan darat / termasuk penerbangan tertentu]
- Keputusan klien:
- [tanggal]; proposal diharapkan: [tanggal]
- Kontak dan pengambil keputusan:
- [nama serta saluran komunikasi]
Sepakati langkah setelah brief dikirim
Minta konfirmasi bahwa brief sudah diterima, pertanyaan yang masih perlu dijawab, dan perkiraan waktu proposal. Permintaan sederhana dan rombongan dengan banyak kebutuhan khusus dapat memerlukan proses berbeda. Bila tenggat berubah, minta pembaruan yang menjelaskan bagian yang masih menunggu.
Sebelum mengirim proposal ke klien, periksa masa berlaku, status kamar atau tiket, syarat pembayaran, dan pembatalan. Harga indikatif belum berarti layanan ditahan. Panduan proses booking membantu membedakan tahapnya.
FAQ
Apakah saya perlu membuat itinerary lengkap terlebih dahulu?
Tidak. Kirim tanggal, prioritas, kebutuhan peserta, dan batasan. Nyatakan bagian yang masih terbuka agar DMC dapat mengusulkan rute.
Bagaimana jika pembagian kamar belum pasti?
Tandai sebagai perkiraan dan minta penawaran menyebut asumsi kamar serta dasar jumlah peserta. Perubahan komposisi perlu dihitung sebelum konfirmasi.
Bolehkah membandingkan beberapa DMC?
Boleh. Gunakan brief serta dasar layanan yang sama. Beri tahu jika kamar atau layanan tertentu sudah ditahan oleh pihak lain agar status permintaan jelas.
Apakah anggaran harus dibagikan?
Rentang membantu memilih opsi. Jika belum ada, jelaskan prioritas dan minta alternatif yang perbedaannya terlihat, misalnya lokasi hotel atau jumlah hari pemanduan.
Kapan proposal akan diterima?
Sepakati dengan DMC setelah cakupan brief diketahui. Tenggat yang diinginkan perlu dikonfirmasi, bukan diasumsikan sebagai standar layanan.
Tentang penulis
Ally
Kepala Penjualan, Pai Dai DMC
Ally adalah Kepala Penjualan Pai Dai DMC. Ia bekerja dengan wholesaler perjalanan dan biro perjalanan di pasar Thailand, Vietnam, dan Eropa untuk menyusun program darat beserta harganya.
Tentang Pai Dai DMC