Circuito privado por Vietnam: cómo planificar si cambia el número de viajeros

En un circuito privado, un viajero más después de la confirmación no se resuelve sumando un precio por persona. Las habitaciones, las literas de tren, los camarotes de crucero, los vehículos, los boletos y las actividades tienen cada uno sus propias reglas, y un cambio tardío puede tocar varias a la vez.

Este artículo es un ejemplo de planificación basado en dos rutas de muestra publicadas. No relata un viaje operado para un cliente ni promete que un cambio tardío siempre se pueda atender. Los proveedores, las fechas, la disponibilidad y los precios se confirman en una cotización.

La ruta base, de sur a norte

La Ruta del Patrimonio de Vietnam, de 9 noches y 10 días, y Vietnam Express, de 8 noches y 9 días, recorren el país de sur a norte, de modo que el viaje avanza desde Saigón por el centro del país y termina en Hanói y la bahía. Las dos pasan dos noches en Ciudad Ho Chi Minh, dos en Hoi An y dos en Hanói, duermen una noche a bordo de un junco en la bahía de Ha Long y cierran con una última noche en Hanói. La Ruta del Patrimonio suma además una noche en Hue, la antigua capital imperial, adonde llega por carretera desde Hoi An cruzando el paso de Hai Van. Ambas vuelan de Ciudad Ho Chi Minh a Da Nang y, más adelante, a Hanói: desde Hue en la Ruta del Patrimonio y desde Da Nang en Vietnam Express.

Ninguna de las dos rutas de muestra incluye un tren nocturno. Si el grupo quiere uno, compare la hora de salida y la de llegada, el acceso a las literas, el manejo del equipaje, cómo llega la gente después de una noche en el tren y la noche de hotel que el tren reemplaza. Tenga en cuenta, además, que un compartimento de tren tiene un número fijo de literas: un viajero más puede significar otro compartimento o un grupo repartido.

Qué cambia cuando se suma un viajero

No le diga al cliente que el viajero está aceptado hasta tener la confirmación del proveedor. Si la misma opción ya no está disponible, su agencia debe conocer las alternativas y su costo antes de que se le prometa nada al viajero.

Guías de una región a otra

En las dos rutas de muestra, un guía nacional vietnamita con licencia cubre todo el recorrido, con un especialista local para la sesión informativa del crucero en la bahía de Ha Long. Los idiomas de trabajo son español e inglés, y otros se pueden solicitar.

Que el viaje sea privado no significa que cualquier idioma esté disponible. Indique el idioma en el primer brief y pida que se confirme para cada región y cada fecha. Si los guías cambian a lo largo de la ruta, deje por escrito quién entrega el grupo a quién y cómo pasan al siguiente guía las necesidades del grupo, como la alimentación o la movilidad.

Deje registrada la versión aprobada

Cuando se acepta un cambio, el itinerario, la lista de pasajeros, la distribución de habitaciones, el precio y las instrucciones a los proveedores tienen que coincidir, y todos deben trabajar con la misma versión. Si un servicio sigue pendiente, indíquelo. Que un hotel haya aceptado al viajero adicional no significa que el cambio completo esté hecho.

Para cotizar un circuito así con sus fechas y su número de viajeros, envíe un brief como agencia e indique desde el principio el idioma de guía y la distribución de habitaciones. En cómo trabajamos con agencias de viajes se explica el registro para recibir tarifas netas.