Bộ tài liệu đối tác: hồ sơ năng lực và giá net cho công ty lữ hành

Bộ tài liệu gồm một hồ sơ năng lực cùng thư viện các hành trình mẫu mà anh/chị có thể tải riêng từng bản. Hồ sơ năng lực nói rõ chúng tôi là ai, vận hành những điểm đến nào ở Thái Lan và Việt Nam, có những giấy phép nào, nhận đoàn quy mô bao nhiêu, và một chương trình chạy ra sao từ lúc nhận brief đến chuyến tiễn sân bay cuối cùng. Thư viện hành trình hiện có mười một chương trình: tám ở Thái Lan (Miền Bắc Thái Lan, Các đảo miền Nam, Thái Lan Cổ điển, Di sản Thái Lan, Thái Lan Sang trọng, Thái Lan Cân bằng, Thái Lan Biển và Văn hóa, Thái Lan Phiêu lưu), hai ở Việt Nam (Hành trình Di sản Việt Nam, Việt Nam Tốc hành) và một bản ghép cả hai nước (Thái Lan và Việt Nam kết hợp). Mỗi bản cho thấy lộ trình, nhịp của từng ngày và hạng lưu trú. Riêng bảng giá thì bộ tài liệu cố ý không đưa vào, vì chi phí dịch vụ mặt đất thay đổi theo mùa, quy mô đoàn và lượng phòng khách sạn được phân bổ, nên bất kỳ con số nào in vào PDF thì đến lúc anh/chị dùng cũng đã lỗi thời hoặc bị cộng thêm phần dự phòng. Bản ghép hai nước dài mười lăm đêm, chỉ một lần qua biên giới.

Đăng ký là cách chúng tôi cấp giá net, và việc này không mất phí, cũng không kèm điều kiện doanh số tối thiểu. Trên thực tế, đăng ký nghĩa là chúng tôi biết anh/chị là ai và bán cho thị trường nào: tên công ty, thị trường kinh doanh và một email công việc để chúng tôi gửi báo giá. Không có phí thường niên, không có điều khoản độc quyền, không cam kết số lượng booking. Điều thay đổi là mức giá anh/chị được báo. Đối tác đã đăng ký sẽ nhận giá net, và mỗi báo giá ghi rõ đồng tiền cùng cách tính thuế. Giá net là giá anh/chị mua dịch vụ từ chúng tôi và có thể đã gồm biên lợi nhuận vận hành của chúng tôi; giá bán do công ty anh/chị tự quyết định. Anh/chị cho chúng tôi biết muốn xử lý việc liên lạc với khách và việc dùng thương hiệu của công ty mình ra sao; hai bên sẽ thống nhất cách làm trước khi mỗi chương trình chạy. Tải bộ tài liệu này chưa phải là đăng ký; anh/chị đăng ký bằng cách gửi brief cho chúng tôi.

Anh/chị nhận bộ tài liệu ngay và một bản qua email. Không có chuỗi email tiếp thị tự động hay cuộc gọi bán hàng. Khi sẵn sàng trao đổi chương trình, gửi brief qua biểu mẫu và chọn mục dành cho đối tác lữ hành. Sau khi nhận được brief đầy đủ thông tin, chúng tôi gửi báo giá chậm nhất vào cùng thời điểm trong ngày làm việc tiếp theo. Yêu cầu báo giá cho hành trình nhiều quốc gia phức tạp hoặc chuyến đi vào mùa cao điểm có thể cần thêm thời gian; chúng tôi thông báo thời hạn mới ngay khi xác nhận đã nhận yêu cầu. Nêu điểm đến, ngày đi hoặc khoảng ngày cụ thể, số khách, tiêu chuẩn khách sạn và dịch vụ cần chúng tôi tổ chức. Bổ sung cơ cấu phòng và chuyến bay đã đặt. Nếu thiếu thông tin quan trọng, chúng tôi hỏi lại trước khi tính giá. Yêu cầu cho một chương trình cụ thể giúp hai bên trao đổi rõ hơn về cách phối hợp.

Được, các hành trình mẫu soạn ra chính là để anh/chị dùng như vậy. Mỗi bản là một lộ trình khởi đầu cho cuộc trao đổi với khách, không phải hồ sơ về những đoàn đã khởi hành, cũng không phải tour khởi hành cố định để bán. Các bản mẫu không kèm giá, và đó là chủ ý: giá phụ thuộc vào mùa, quy mô đoàn và khách sạn được phân bổ tại thời điểm đó, nên một con số in sẵn dễ khiến khách hiểu sai và làm anh/chị mất thế chủ động khi báo giá. Chúng tôi không chạy tour ghép khởi hành cố định và cũng không phải nền tảng đặt chỗ trực tuyến. Mọi chương trình chúng tôi báo giá đều xây dựng theo brief anh/chị gửi, nên bản mẫu là khung để cùng điều chỉnh, không phải catalog để đặt hàng. Nếu cần tài liệu cho đề xuất gửi khách, anh/chị hãy trao đổi với chúng tôi về định dạng cần dùng. Việc sử dụng lại ảnh và nội dung tuân theo quyền sử dụng và phần ghi nguồn nêu trong các tài liệu.

Điều khoản thanh toán của mỗi chương trình nằm trong báo giá và giấy tờ booking của chính chương trình đó; chúng tôi không công bố lịch thanh toán chung. Các giấy tờ này ghi rõ công ty nhận thanh toán và ký hợp đồng, đồng tiền, cách tính thuế, phí ngân hàng, số tiền cọc và số dư cùng hạn của từng khoản, thời hạn hiệu lực của báo giá và điều kiện hủy. Hạn chót bên nhà cung cấp khác nhau theo khách sạn, du thuyền, mùa và dịch vụ, nên một chương trình có thể có nhiều mốc thanh toán, và báo giá sẽ nêu rõ nhà cung cấp nào cần thanh toán sớm hơn phần còn lại. Với dịch vụ còn chờ xác nhận (on request), nên hỏi khi nào giá được chốt và cần thanh toán khoản nào để giữ option. Bản thân một yêu cầu thanh toán không chứng minh phòng hay ghế đã được giữ. Trước khi chuyển tiền, hãy đề nghị xác nhận bằng văn bản về những gì đang được giữ, khoản tiền đó bảo đảm điều gì và khi nào đến hạn khoản tiếp theo; mọi thay đổi lịch thanh toán cũng cần thống nhất bằng văn bản.

Không có số ngày cố định: thời gian giữ phòng tùy khách sạn, ngày lưu trú, quy mô đoàn và cách đặt phòng. Tên khách sạn trong lịch trình hay báo giá chưa có nghĩa là phòng đã được giữ. Phòng ở một trong ba trạng thái: chờ xác nhận (on request), option hoặc đã xác nhận. Option là việc giữ phòng có thời hạn mà khách sạn đã chấp nhận. Khi đã có option, cần có văn bản ghi rõ khách sạn, hạng và số lượng phòng, ngày lưu trú, hạn option, cùng khoản thanh toán, danh sách phòng hoặc tên khách cần gửi để giữ option đó. Báo giá hoặc xác nhận booking ghi hạn này và ngày khách sạn nhả phòng chưa bán, nếu có; đó mới là các hạn chót ràng buộc, không phải một quy tắc chung theo nước hay theo số phòng. Ngày nhả phòng có thể dời khi số khách hoặc loại phòng thay đổi, và mùa cao điểm có thể cần quyết định sớm hơn, nên hãy kiểm tra lại tình trạng phòng trước khi hứa với khách.

Mỗi chương trình đang chạy đều có một đầu mối khẩn cấp 24/7, cùng đầu mối điều hành và quy trình báo lên cấp trên riêng; tất cả đều được ghi trong giấy tờ booking của chương trình đó. Trước ngày khởi hành, trưởng đoàn và hướng dẫn viên cần có tên và số điện thoại của đầu mối tại chỗ ở từng điểm đến, một người dự phòng nếu không liên lạc được người đó, khung giờ của dịch vụ đã thỏa thuận và cách liên hệ ngoài giờ. Họ cũng cần biết ai có quyền đồng ý thay đổi, thay thế dịch vụ hoặc duyệt chi phí phát sinh. Đường dây khẩn cấp 24/7 của chúng tôi là số WhatsApp +84 869 624 553. Khi có tình huống khẩn cấp về an toàn, gọi dịch vụ khẩn cấp tại địa phương trước, sau đó mới liên hệ số này hoặc đầu mối 24/7 ghi trong giấy tờ booking. Cách phản hồi được xác nhận theo từng chuyến. Chúng tôi không cam kết một thời gian phản hồi áp dụng cho mọi trường hợp. Lỡ đón khách, sự cố y tế hay thời tiết thay đổi đều cần những quyết định khác nhau; mọi điều đã thống nhất tại chỗ nên được ghi lại bằng văn bản và chuyển cho đại lý.