Tour riêng xuyên Việt khi số khách thay đổi: ví dụ lên chương trình

Với tour riêng, thêm một khách sau khi chương trình đã xác nhận không chỉ là cộng thêm một suất giá theo đầu người. Phòng, giường tàu, cabin du thuyền, xe, vé và hoạt động mỗi thứ chạy theo quy định riêng, và một thay đổi ổn ở khâu này có thể làm xáo trộn khâu khác.

Đây là ví dụ lên chương trình dựng trên hai lịch trình mẫu đã công bố, không phải bản tường thuật một chuyến đã chạy cho khách, và không hứa rằng thay đổi phút chót nào cũng xử lý được. Nhà cung cấp, ngày đi, tình trạng chỗ và giá được xác nhận trong báo giá. Anh chị vận hành Việt Nam hằng ngày nên nhiều điểm dưới đây sẽ quen thuộc; danh sách kiểm tra này cũng dùng được cho chặng Thái Lan anh chị mua cho cùng đoàn.

Tuyến nền: từ Nam ra Bắc

Cả hai lịch trình mẫu đi từ Nam ra Bắc: từ Sài Gòn qua miền Trung, ra Hà Nội rồi tới vịnh Hạ Long. Hành Trình Di Sản Việt Nam có 10 ngày 9 đêm: hai đêm TP. Hồ Chí Minh, hai đêm Hội An, một đêm Huế, hai đêm Hà Nội, một đêm trên du thuyền gỗ ở vịnh Hạ Long và đêm cuối quay lại Hà Nội. Việt Nam Tốc Hành có 9 ngày 8 đêm và bỏ Huế. Cả hai bay từ TP. Hồ Chí Minh ra Đà Nẵng. Sau đó Hành Trình Di Sản đi đường bộ từ Hội An qua đèo Hải Vân tới Huế rồi bay từ Huế ra Hà Nội, còn Việt Nam Tốc Hành bay từ Đà Nẵng ra Hà Nội.

Đêm trên du thuyền gỗ ở vịnh Hạ Long có trong cả hai tuyến. Tàu đêm thì không có trong tuyến nào. Nếu đoàn muốn đi tàu đêm, hãy cân nhắc giờ tàu chạy và giờ tới, việc lên xuống giường tầng, hành lý, tình trạng của khách lúc xuống tàu, và đêm khách sạn mà chuyến tàu thay vào. Một khoang giường nằm có số giường cố định, nên thêm một khách có thể nghĩa là thêm một khoang hoặc phải tách đoàn.

Thêm một khách làm thay đổi những gì

Trước khi ai đó nói đồng ý, hãy kiểm tra lại mọi hạng mục mà người khách mới động tới.

Trên hai tuyến này, nên kiểm tra đêm trên du thuyền trước tiên. Vào tháng Mười Hai và tháng Một, cabin cho đoàn trên các du thuyền tốt ở Hạ Long hết nhanh hơn các tháng khác trong năm, phòng boutique ở Hội An cũng vậy. Cabin tìm được cho người vào sau chưa chắc nằm cạnh cabin của đoàn. Hai chặng bay nội địa nghĩa là thêm hai vé máy bay, mỗi vé có giá và điều kiện hành lý riêng. Chèo kayak trên vịnh và lớp nấu ăn ở Hội An cũng có sức chứa riêng.

Dòng giá cần soát hai lần. Những khoản dùng chung như xe và hướng dẫn viên được chia thêm cho một người, trong khi một phòng đơn hay một cabin thêm lại phát sinh chi phí riêng, nên giá theo đầu người có thể tăng mà cũng có thể giảm. Hãy chốt tổng mới trước khi khách nghe một mức giá mới.

Chỉ báo với khách là đã nhận thêm người khi nhà cung cấp đã xác nhận. Nếu lựa chọn cũ không còn, công ty lữ hành phải được nghe các phương án thay thế và chi phí của từng phương án trước khi bất cứ điều gì được hứa với khách.

Hướng dẫn viên qua ba miền

Trong cả hai lịch trình mẫu, một hướng dẫn viên suốt tuyến có thẻ hành nghề đi cùng đoàn từ đầu đến cuối, thêm một chuyên gia địa phương cho buổi dặn dò trên du thuyền ở vịnh Hạ Long. Ngôn ngữ làm việc là tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh, ngôn ngữ khác theo yêu cầu.

Tour riêng không có nghĩa là ngôn ngữ nào cũng có sẵn hướng dẫn viên. Hãy nêu ngôn ngữ cần có ngay trong brief đầu tiên và xác nhận cho từng vùng, từng ngày đi. Nếu hướng dẫn viên đổi giữa các vùng, báo giá cần ghi ai bàn giao cho ai, và nhu cầu của đoàn được chuyển từ người này sang người kia ra sao: ghi chú về ăn uống, khả năng đi lại, và người khách vừa vào đoàn.

Ghi lại phiên bản đã duyệt

Khi thay đổi đã được chấp nhận, lịch trình, danh sách khách, danh sách phân phòng, giá và chỉ dẫn gửi nhà cung cấp phải khớp nhau, và mọi người làm việc trên cùng một phiên bản. Hãy ghi ngày cho từng phiên bản để một danh sách phân phòng cũ không bị gửi nhầm tới khách sạn. Dịch vụ nào còn chờ trả lời thì cũng ghi rõ. Đừng coi cả thay đổi là xong chỉ vì một khách sạn đã đồng ý.

Muốn tính giá một trong hai tuyến, hoặc một chặng Thái Lan nối với tuyến đó, cho đoàn và ngày đi của khách, hãy gửi brief qua biểu mẫu dành cho công ty lữ hành, kèm số khách, cách chia phòng và ngôn ngữ hướng dẫn cần có. Trang cách chúng tôi làm việc với công ty lữ hành nói rõ việc đăng ký và giá net dành cho đối tác.