Chuẩn bị một tuyến Việt Nam 10 ngày cho chuỗi khởi hành định kỳ: ví dụ lên chương trình
Wanwisa Puengsawang
Giám đốc điều hành, Pai Dai DMC
Một lịch trình có thể làm nền cho cả một chuỗi khởi hành, nhưng các ngày đi khác nhau không tự động có cùng phòng, cùng giá hay cùng hướng dẫn viên. Trước khi chương trình lên brochure, hãy quyết định phần nào phải giữ nguyên ở mọi lần khởi hành và phần nào được phép thay đổi từ ngày này sang ngày khác.
Đây là ví dụ lên chương trình dựng trên một lịch trình mẫu đã công bố, không phải bản tường thuật những chuyến đã khởi hành. Nhà cung cấp, ngày đi, tình trạng chỗ và giá được xác nhận trong báo giá. Anh chị tự vận hành Việt Nam nên phần lớn những điều dưới đây không mới; cách tách bạch này cũng dùng được khi anh chị đưa một chặng Thái Lan vào chuỗi.
Một phiên bản nền cho cả chuỗi
Nền của chuỗi là Hành Trình Di Sản Việt Nam: 10 ngày 9 đêm, đi từ Nam ra Bắc. Mỗi điểm dừng có số đêm vì một lý do. Hai đêm ở TP. Hồ Chí Minh cho ngày đến có thời gian ổn định và một ngày trọn cho địa đạo Củ Chi và thành phố. Hai đêm ở Hội An, cùng một cơ sở, giúp đoàn khỏi phải dọn hành lý giữa chuyến. Huế có một đêm, đến bằng đường bộ từ Hội An qua đèo Hải Vân. Hai đêm ở Hà Nội cho một buổi chiều ở phố cổ sau chuyến bay và một ngày trọn cho các di tích, trước khi đoàn ra du thuyền gỗ qua đêm trên vịnh Hạ Long. Đêm cuối quay lại Hà Nội, và hôm sau xe ra sân bay được canh theo giờ bay của từng người.
Những quãng đường xa đi bằng hai chuyến bay nội địa: TP. Hồ Chí Minh ra Đà Nẵng, và Huế ra Hà Nội. Ngày bay hay ngày chuyển chặng vẫn tốn thời gian, nên đừng hứa tham quan trọn vẹn ở cả hai đầu của một ngày di chuyển. Huế cho thấy rõ điều đó: đoàn tới bằng đường bộ và sáng hôm sau đã bay ra Bắc. Với một đêm ở đó, đoàn xem được bao nhiêu di tích tùy vào giờ tới, thời gian nghỉ và giờ mở cửa, chứ không theo một danh sách.
Đặt tiêu chuẩn trước, kiểm tra nhà cung cấp theo từng ngày
Hãy tách điều sản phẩm cam kết khỏi đơn vị cung cấp dịch vụ. Công ty lữ hành có thể lấy vị trí khách sạn, hạng phòng, ngôn ngữ hướng dẫn, bữa ăn và giới hạn số khách làm tiêu chuẩn sản phẩm. Tên nhà cung cấp và tình trạng chỗ của họ sau đó được kiểm tra cho từng ngày đi.
Lịch trình mẫu cho thấy một bộ tiêu chuẩn trông thế nào:
| Điểm dừng | Số đêm | Tiêu chuẩn trong lịch trình mẫu |
|---|---|---|
| TP. Hồ Chí Minh | 2 | Khách sạn thành phố 4 sao ở Quận 1 |
| Hội An | 2 | Resort boutique sát rìa Phố Cổ |
| Huế | 1 | Khách sạn di sản phía sông Hương |
| Hà Nội | 2 | Khách sạn thành phố 4 sao sát rìa Phố Cổ |
| Vịnh Hạ Long | 1 | Du thuyền gỗ qua đêm |
| Hà Nội | 1 | Đêm khách sạn trước ngày ra sân bay |
Nếu cho phép thay thế, hãy ghi tiêu chí thành văn bản. Một khách sạn cùng số sao chưa chắc có cùng vị trí, lối vào cho xe khách hay tiện nghi. Một du thuyền khác có thể làm thay đổi hành trình trên vịnh và các hoạt động trên tàu.
Hướng dẫn viên theo vùng
Hãy quyết định sớm: một hướng dẫn viên đi suốt tuyến như trong lịch trình mẫu, hay các hướng dẫn viên theo vùng bàn giao cho nhau ở những điểm đã định. Lịch trình mẫu dùng một hướng dẫn viên suốt tuyến có thẻ hành nghề cho mỗi đoàn tối đa mười tám khách, thêm một hướng dẫn viên địa phương khi lên du thuyền và cho chương trình trên vịnh Hạ Long. Ngôn ngữ làm việc là tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh, ngôn ngữ khác theo yêu cầu.
Dù chọn cách nào, hãy chốt số ngày hướng dẫn và ngôn ngữ cho miền Nam, miền Trung và miền Bắc, và ai đón đoàn ở mỗi chuyến bay. Ở mỗi điểm bàn giao, thống nhất cách chuyển nhu cầu của đoàn sang người tiếp theo: ghi chú phân phòng, chế độ ăn, khả năng đi lại. Có người điều phối để liên lạc là điều có ích, nhưng như thế không có nghĩa là được hỗ trợ suốt ngày đêm hay lúc nào cũng có hướng dẫn viên bên cạnh.
Báo giá theo từng ngày đi và từng đoàn
Báo giá cho một chuỗi cần nêu cơ sở tính số khách, cách chia phòng, đồng tiền, thuế và các dịch vụ bao gồm, thời hạn hiệu lực và các hạn xác nhận. Giá của một ngày đi không tự áp dụng cho mọi mùa. Mùa có thể làm thay đổi cả tuyến chứ không chỉ giá, như anh chị vốn đã rõ khi vận hành Việt Nam: miền Trung mưa nhiều nhất từ tháng Chín kéo sang tháng Mười Hai, vịnh Hạ Long nhiều gió nhất từ tháng Mười Một đến tháng Ba, khi cảnh báo biển động có thể ảnh hưởng tới các tàu nhỏ. Vào tháng Mười Hai và tháng Một, cabin cho đoàn trên các du thuyền tốt và phòng boutique ở Hội An hết nhanh hơn các tháng khác.
Hãy ghi tình trạng của từng phòng và từng vé cho mỗi ngày khởi hành: đang yêu cầu, đang giữ chỗ có hạn chót, hay đã xác nhận. Thanh toán và hủy theo đúng thỏa thuận thực tế của từng booking.
Tách riêng nhu cầu quảng bá
Nếu công ty lữ hành muốn có nhiếp ảnh gia đi cùng một lần khởi hành, hãy coi đó là một yêu cầu đặc biệt với phạm vi riêng: số ngày làm việc, sản phẩm bàn giao, sự đồng ý của những người được chụp, và quyền sử dụng ảnh. Ảnh chụp trong chuyến đi không mặc nhiên được dùng tự do. Ảnh trong trang này minh họa điểm đến, không phải ảnh của một chuỗi khởi hành nào.
Muốn tính giá tuyến này, hoặc chặng Thái Lan đi cùng chuỗi, cho một loạt ngày khởi hành, hãy gửi brief qua biểu mẫu dành cho công ty lữ hành, kèm các ngày đi, số khách dự kiến, cách chia phòng và ngôn ngữ hướng dẫn. Trang cách chúng tôi làm việc với công ty lữ hành nói rõ việc đăng ký và giá net dành cho đối tác.
Câu hỏi thường gặp
Một chuỗi có dùng cùng một lịch trình cho mọi lần khởi hành được không?
Được, với vai trò một tuyến nền. Đường vào, giờ giấc, tình trạng chỗ và mùa được kiểm tra cho từng ngày đi, và báo giá thể hiện mọi điểm khác so với tuyến nền.
Ngôn ngữ hướng dẫn có được bảo đảm cho mọi lần khởi hành không?
Không. Ngôn ngữ được xác nhận cho từng vùng và từng ngày đi trong báo giá. Hãy nêu ngôn ngữ ngay trong brief đầu tiên để việc kiểm tra bắt đầu từ sớm.
Có kèm dịch vụ chụp ảnh chuyên nghiệp không?
Chỉ khi dịch vụ đó được đặt và ghi vào thỏa thuận, kèm sản phẩm bàn giao và quyền sử dụng ảnh. Lịch trình mẫu không có hạng mục này.
Tuyến có mở rộng ra ngoài Việt Nam được không?
Được. Lịch trình mẫu Campuchia & Việt Nam thêm Siem Reap và Phnôm Pênh trước chặng Việt Nam, và đơn vị vận hành cùng việc bàn giao ở chặng Campuchia cần được xác nhận trong báo giá. Tuyến cũng ghép được với Thái Lan; bài chặng Thái Lan cần bao nhiêu đêm giúp chia số đêm cho hai nước.
Đây có phải chuỗi khởi hành Pai Dai đã chạy không?
Không. Đây là ví dụ lên chương trình dựng trên lịch trình mẫu Hành Trình Di Sản Việt Nam đã công bố và không mô tả lần khởi hành nào. Hãy dùng nó để quyết định phần nào giữ cố định cho cả chuỗi trước khi chương trình lên brochure.
Về tác giả
Wanwisa Puengsawang
Giám đốc điều hành, Pai Dai DMC
Wanwisa Puengsawang, hay còn gọi là Sally, là Giám đốc điều hành của Pai Dai DMC. Bà dẫn dắt hoạt động mặt đất của công ty tại Thái Lan và Việt Nam, làm việc trực tiếp với các nhà điều hành tour bán sỉ, đơn vị tổ chức MICE và khách hàng cá nhân.
Tìm hiểu thêm về Pai Dai DMCDành cho công ty lữ hành
Đang lên chương trình Thái Lan hoặc Việt Nam?
Sau khi nhận được brief đầy đủ thông tin, chúng tôi gửi báo giá chậm nhất vào cùng thời điểm trong ngày làm việc tiếp theo. Yêu cầu báo giá cho hành trình nhiều quốc gia phức tạp hoặc chuyến đi vào mùa cao điểm có thể cần thêm thời gian; chúng tôi thông báo thời hạn mới ngay khi xác nhận đã nhận yêu cầu.