Thái Lan Có Hợp Với Đoàn MICE Và Incentive Của Bạn Không?

Với phần lớn đoàn incentive và hội nghị quy mô nhỏ tới vừa thì có. Ba thứ quyết định: số khách có khớp với những địa điểm bạn thực sự muốn không, lịch có hợp mùa không, và chương trình phải đi qua bao nhiêu chặng mặt đất.

Với một công ty Việt Nam, Thái Lan còn có thêm một lợi thế mà thị trường xa không có: một chặng bay ngắn từ Hà Nội, Đà Nẵng hoặc Thành phố Hồ Chí Minh, tần suất dày, nên một đoàn thưởng bốn hoặc năm ngày là khả thi mà không mất hai ngày cho việc bay.

Thái Lan hợp ở đâu cho MICE và incentive

Ba bối cảnh, một quốc gia, các chặng bay nội địa ngắn.

Bangkok gánh phần hội họp: khách sạn lớn, không gian hội nghị, đường bay ổn định, hạ tầng mà một phiên toàn thể hay một buổi ra mắt sản phẩm cần. Chiang Mai và miền Bắc gánh phần gắn kết, với hoạt động đội nhóm, chương trình văn hóa và hoạt động cộng đồng tạo ra một điểm nhấn thật cho đại biểu. Các đảo khép lại. Phuket và Koh Samui có những địa điểm resort dựng sẵn cho đoàn, và đó là nơi phần thưởng cùng bữa gala thuộc về.

Một lịch trình incentive mạnh thường dùng cả ba: mở ở Bangkok, đi lên miền Bắc theo chương trình miền Bắc Thái Lan, khép lại ở biển. Tuyến Bangkok và các đảo phía Nam cùng khu nghỉ dưỡng Koh Samui cho thấy các chặng nối vào nhau ra sao. Nếu khái niệm này còn mới, chúng tôi viết riêng về công ty quản lý điểm đến làm gì.

Sức chứa và khả năng giữ được địa điểm

Quy mô và thời điểm là một câu hỏi, không phải hai, và tách đôi chúng chính là cách các chương trình đổ vỡ.

Bangkok xử lý được phiên toàn thể lớn, tiệc gala và định dạng triển lãm qua các khách sạn hội nghị, và có đủ lượng phòng để chứa một đoàn đông trong cùng một cơ sở. Hội nghị quy mô vừa và đoàn incentive có nhiều lựa chọn nhất cả nước: phần lớn thành phố và khu nghỉ đều nhận được mà không căng. Những đoàn incentive nhỏ mà giá trị cao lại mở ra không gian đặc biệt nhất, một bữa tối trong dinh thự riêng, một buổi tiếp đón cạnh đền, hay một bữa gala trên bãi biển, nơi bối cảnh chính là phần thưởng.

Nhưng những phòng tiệc tốt nhất vào những ngày tốt nhất đi rất sớm. Hãy gửi số đại biểu, định dạng và hạng dịch vụ, chúng tôi sẽ đối chiếu với những địa điểm làm được. Chúng tôi thà nói với bạn rằng một phòng không hợp với đoàn của bạn còn hơn bán cho bạn không gian đó.

Mùa nào hợp cho đoàn sự kiện và incentive

Tháng Mười Một tới tháng Hai là khoảng dễ chịu, và ai cũng biết điều đó. Đại biểu thoải mái nhất, địa điểm mạnh nhất, và cả hai đều chốt trước nhiều tháng, nên một chương trình vào cao điểm cần cam kết sớm hoặc không có phòng.

Mùa xanh giữa năm là phần đánh đổi: giá tốt hơn, địa điểm vắng hơn, và chạy hoàn toàn ổn với mọi thứ không phụ thuộc thời tiết, miễn là kế hoạch trong nhà và phương án dự phòng được chuẩn bị thật.

Với một đoàn Việt Nam, có hai mốc lịch cần chốt trước tất cả những thứ khác.

Tết là mốc thứ nhất, và nó tác động theo hai chiều cùng lúc. Rất nhiều chương trình thưởng của doanh nghiệp Việt được chạy sau khi thưởng Tết đã trả, tức là dồn vào một cửa sổ hẹp ngay sau Tết, đúng lúc mùa cao điểm Thái Lan vẫn đang chạy. Chỗ khan và giá cứng vì cả hai lý do cộng lại. Nếu đoàn của bạn nằm trong cửa sổ đó, hãy tính bằng tháng chứ không phải bằng tuần.

Songkran là mốc thứ hai, rơi vào khoảng ngày 13 đến 15 tháng Tư. Nó hoặc là điểm nhấn bạn dựng cả chương trình quanh nó, hoặc là tuần bạn phải né, và chính đoàn của bạn nói cho bạn biết là cái nào. Không có đáp án chung, nhưng có một sai lầm chung, là đặt vé trước rồi mới phát hiện ra.

Hai bờ biển làm mọi thứ phức tạp thêm, theo hướng có ích. Andaman và vịnh Thái Lan chạy ngược mùa nhau, nên một ngày sai với Phuket có thể lại đúng với Koh Samui. Bài thời điểm đẹp nhất để đến Thái Lan có phần chi tiết theo vùng.

Hậu cần, rủi ro và quyền kiểm soát tại hiện trường

Người tổ chức hiếm khi mất ngủ vì địa điểm. Họ mất ngủ vì những chỗ nối.

Đón cả một đoàn đại biểu. Những chuyến xe đưa đón chạy đúng giờ cho cả nhóm. Các chặng bay nội địa giữa ba bối cảnh. Một ngày thời tiết xấu với phương án dự phòng đã sắp xếp từ trước chứ không phải nghĩ ra vào buổi sáng hôm đó. Chi tiết về suất ăn, thiết bị trình chiếu và danh sách phòng, chính là chỗ một sự kiện hoặc có cảm giác được vận hành, hoặc có cảm giác ứng biến.

Đó là phần việc mà một nhà vận hành mặt đất tồn tại để làm: ký hợp đồng với nhà cung cấp, dựng kế hoạch đưa đón và bay, và giữ phương án dự phòng luôn sẵn sàng. Với chính sự kiện, giấy tờ booking nên ghi rõ đầu mối điều hành và quy trình báo lên cấp trên, để người tổ chức biết cần gọi ai khi có gì đó thay đổi.

Có một chi tiết đáng hỏi riêng cho đoàn Việt Nam: ngôn ngữ tại hiện trường. Với một đoàn doanh nghiệp mà đại biểu không nói tiếng Anh thoải mái, một điều phối viên nói tiếng Việt tại chỗ không phải tiện nghi, đó là thứ quyết định phần hỏi đáp trong buổi tối gala có chạy được hay không. Hãy hỏi trước, chứ đừng giả định.

Pai Dai lên kế hoạch chương trình MICE và incentive như thế nào

Tại Thái Lan, chúng tôi lên kế hoạch cho các chương trình này và điều phối các dịch vụ: tìm địa điểm theo số đại biểu và định dạng chương trình, ký hợp đồng khách sạn và ẩm thực, dựng kế hoạch đưa đón và bay, hoạt động đội nhóm và cộng đồng, cùng tiệc gala và sự kiện theo chủ đề. Báo giá ghi rõ công ty ký hợp đồng và cách tổ chức dịch vụ tại chỗ, kể cả phần quản lý tại hiện trường, cùng những giấy tờ nào do chúng tôi chuẩn bị và ai liên hệ với đại biểu trong suốt chương trình. Đối tác giữ quan hệ với khách hàng của mình.

Chúng tôi tính giá theo từng brief và không công bố con số, vì một con số thật dịch chuyển theo số khách, ngày, mùa và hạng dịch vụ. Công bố một con số chỉ là công bố một con số mà sau đó chúng tôi phải rút lại.

Hãy gửi số đại biểu, ngày, và hình dạng chương trình bạn đang hình dung qua biểu mẫu yêu cầu MICE của chúng tôi; phạm vi dịch vụ nằm ở trang chương trình incentive và MICE tại Thái Lan. Nếu brief là du lịch nghỉ dưỡng chứ không phải một chương trình sự kiện, bài bán tour Thái Lan từ Việt Nam đi vào nhánh đó, còn các trang điểm đến phủ phần mặt đất.