Một chương trình, hai quốc gia: chọn một hay hai DMC cho Thái Lan và Việt Nam

Với công ty lữ hành tự tổ chức chặng Việt Nam, việc mua dịch vụ tại Thái Lan nên bắt đầu từ phạm vi công việc. Anh/chị cần đối tác đảm nhận những dịch vụ nào, từ thời điểm nào, và hai bên sẽ phối hợp ra sao trong ngày đoàn di chuyển giữa hai nước?

Không nhất thiết phải thuê ngoài cả hành trình. Có thể giữ chặng Việt Nam và giao chặng Thái Lan cho một đối tác, hoặc đặt cả hai chặng khi phương án đó phù hợp hơn với yêu cầu cụ thể của đoàn. Dù chọn cách nào, trách nhiệm trong giai đoạn chuyển tiếp cần được thống nhất bằng văn bản.

Bài lập hành trình hai quốc gia đề cập đến tuyến đường và thứ tự điểm đến. Ở đây, trọng tâm là cách phân công công việc giữa công ty lữ hành và đối tác cung cấp dịch vụ.

Xác định phần việc của mỗi bên

Liệt kê những dịch vụ đội Việt Nam tự đảm nhận và những dịch vụ cần mua tại Thái Lan: khách sạn, xe, hướng dẫn viên, bữa ăn, hoạt động và đón tiễn sân bay. Nếu trưởng đoàn đi cùng khách, cần nêu rõ vai trò và thông tin liên hệ của người đó.

Khi làm việc với các đơn vị riêng ở mỗi nước, hãy chỉ định đầu mối phối hợp toàn hành trình. Hai đội cần nhận cùng thông tin về chuyến bay, danh sách khách và chương trình cập nhật, đồng thời biết ai thông báo khi có thay đổi.

Một đơn vị điều phối cả hai chặng có thể giúp tập trung việc trao đổi. Tuy nhiên, phạm vi điều phối phải rõ: lập chương trình chung, liên hệ các đội hay trực tiếp tổ chức từng dịch vụ. Không nên xem các phạm vi này là một.

Trách nhiệm trong thời gian chuyển tiếp cần được thỏa thuận rõ, dù chương trình có một hay nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ.

Kiểm tra đơn vị thực hiện chặng Thái Lan

Hỏi đối tác dùng đội của mình, giao một phần cho công ty khác hay kết hợp cả hai. Ai đặt khách sạn và xe? Ai bố trí hướng dẫn viên? Ai có thể quyết định điều chỉnh dịch vụ khi chương trình thay đổi?

Việc sử dụng đối tác địa phương không tự động làm trách nhiệm thiếu rõ ràng. Điều cần kiểm tra là tên đơn vị, phạm vi được giao, người phụ trách và cách liên lạc. Đề nghị cung cấp thông tin công ty cùng hồ sơ hoạt động liên quan khi đánh giá nhà cung cấp.

Văn phòng tại địa phương cũng không tự chứng minh mọi dịch vụ đều do nhân viên của công ty đó thực hiện. Ngôn ngữ hướng dẫn, nhân sự và khả năng cung cấp dịch vụ cần được xác nhận cho ngày đi cụ thể.

Khi nào nên đặt cả hai chặng?

Cân nhắc phương án thuê ngoài cả hai chặng nếu nguồn lực của công ty hoặc yêu cầu riêng của đoàn khiến việc tự tổ chức kém phù hợp. So sánh dịch vụ được cung cấp, thời gian điều phối và phần công việc vẫn do đội mình đảm nhận.

Quốc tịch của khách không đủ để quyết định phương án nào tốt hơn. Hãy xét ngôn ngữ phục vụ, yêu cầu của đối tác, mức độ quen thuộc với tuyến và khả năng bố trí nhân sự cho chương trình đó.

Nếu cần một hợp đồng hoặc một hóa đơn cho toàn chương trình, hãy yêu cầu đối tác nêu rõ trong đề xuất. Với Pai Dai, báo giá ghi rõ công ty ký hợp đồng và cách xuất hóa đơn cho chặng ở từng nước, nên chương trình đi qua cả hai nước không dùng chung một hợp đồng hay một hóa đơn. Một đầu mối liên hệ không tự động xác định bên ký hợp đồng hay bên xuất hóa đơn. Kiểm tra đồng tiền, lịch thanh toán và điều kiện hủy của từng phần. Bài quy trình thanh toán và quyết toán booking trình bày thêm những điểm cần trao đổi.

Lập kế hoạch bàn giao đoàn tại sân bay

Ngày đoàn rời Việt Nam và đến Thái Lan cần được xem như một chuỗi dịch vụ liên tục. Chuyến bay thay đổi có thể ảnh hưởng đến xe đón, bữa ăn hoặc điểm tham quan đầu tiên. Vì vậy, cả đội tiễn và đội đón cần biết ai theo dõi và thông báo tình hình.

Hỏi cụ thể hướng dẫn viên có thể đi cùng đoàn đến đâu và dịch vụ hỗ trợ sân bay gồm những gì. Chuyến bay xuất hiện trong lịch trình cũng cần được phân biệt rõ với vé đã đặt và đã xác nhận.

Trưởng đoàn cần có cùng kế hoạch và thông tin liên hệ với hai đội vận hành. Nên thống nhất cách xử lý khi không tìm thấy người đón ngay từ trước chuyến đi.

Chuẩn bị đầu mối cho tình huống khẩn

Đề nghị đối tác cung cấp người liên hệ, thời gian có thể liên lạc và phương án dự phòng nếu đầu mối đầu tiên không trả lời. Phạm vi này cần bao gồm cả thời gian đoàn di chuyển giữa hai nước.

Kế hoạch cần chỉ rõ ai thông báo cho công ty lữ hành, ai điều chỉnh xe hoặc giờ nhận phòng và ai phê duyệt khoản chi thêm. Đồng thời, phân biệt việc điều phối hành trình với hỗ trợ từ hãng hàng không, công ty bảo hiểm và dịch vụ khẩn cấp tại địa phương.

Nếu nhà cung cấp cam kết thời gian phản hồi hoặc hỗ trợ ngoài giờ, hãy kiểm tra nội dung đó trong thỏa thuận dịch vụ. Số điện thoại chung chỉ hữu ích khi người nhận có thẩm quyền và khả năng liên lạc với các bên cần thiết.

Gửi đủ thông tin để nhận báo giá

Khi gửi brief cho chặng Thái Lan hoặc cho cả hai nước, nêu ngày đi, số khách, cơ cấu phòng, tiêu chuẩn khách sạn, tuyến và các dịch vụ cần mua. Bổ sung chuyến bay đã đặt, yêu cầu về ngôn ngữ, ăn uống và khả năng di chuyển của khách. Đánh dấu rõ phần do đội Việt Nam tự tổ chức.

Báo giá không đồng nghĩa với việc đặt dịch vụ. Tình trạng phòng, chỗ và việc xác nhận đặt dịch vụ cần được thể hiện trong đề xuất và trao đổi tiếp theo. Nhận được giá không có nghĩa là mọi dịch vụ đã được giữ hoặc xác nhận.

Giá net được cấp khi công ty anh/chị đăng ký làm đối tác. Việc đăng ký miễn phí, không yêu cầu doanh số tối thiểu và không có điều khoản độc quyền; xem cách chúng tôi làm việc với công ty lữ hành.

Trao đổi chương trình với Pai Dai

Nếu anh/chị tự vận hành Việt Nam, hãy gửi yêu cầu cho chặng Thái Lan và mô tả cách đội mình bàn giao đoàn. Nếu muốn xem phương án cho cả hai nước, nêu rõ phạm vi đó để so sánh.

Hành trình văn hóa Thái Lan và hành trình Việt Nam là những điểm xuất phát để thảo luận tuyến. Chương trình kết hợp Campuchia và Việt Nam cũng là một ví dụ tham khảo. Các trang chương trình không phải bằng chứng rằng một đoàn cụ thể đã khởi hành hoặc mọi dịch vụ đều còn chỗ vào ngày yêu cầu.

Công ty của anh/chị giữ quan hệ với khách và tự quyết định giá bán, còn báo giá ghi rõ những giấy tờ nào do chúng tôi chuẩn bị và ai liên hệ với khách trong chuyến đi. Khi xem đề xuất, hãy đối chiếu phạm vi dịch vụ, người phụ trách, bên ký hợp đồng và cách xuất hóa đơn cùng nhau.

Tìm hiểu đội ngũ Pai Dai, gửi yêu cầu qua trang báo giá, hoặc đọc thêm về vai trò của DMC để phân chia công việc phù hợp.