หนึ่งโปรแกรม สองประเทศ: ใช้ DMC รายเดียวหรือแยกตามประเทศในทริปไทยและเวียดนาม

สำหรับบริษัททัวร์ไทยที่ดูแลช่วงในประเทศไทยเอง การจัดทริปต่อไปเวียดนามเริ่มจากการเลือกพาร์ทเนอร์ที่รับงานตามขอบเขตที่ต้องการ และตกลงให้ชัดว่าใครรับผิดชอบดูแลคณะในแต่ละช่วง โดยเฉพาะวันที่เดินทางจากประเทศหนึ่งไปอีกประเทศหนึ่ง

คุณอาจต้องการเฉพาะบริการฝั่งเวียดนาม หรืออาจมอบหมายให้ผู้ให้บริการรายเดียวประสานทั้งโปรแกรมเมื่อเหมาะกับงานนั้น ทั้งสองแนวทางต้องมีแผนงานและผู้ติดต่อที่ชัดเจน จำนวนสัญญาเพียงอย่างเดียวบอกไม่ได้ว่าคณะจะได้รับการดูแลอย่างไร

เรื่องลำดับเมืองและการจัดเส้นทางอ่านได้ในคู่มือวางแผนทริปสองประเทศ ส่วนการเลือกพาร์ทเนอร์ควรเริ่มจากงานที่ทีมคุณทำเองและงานที่ต้องการให้พาร์ทเนอร์รับผิดชอบ

เริ่มจากขอบเขตฝั่งเวียดนามที่ต้องการซื้อ

ระบุว่าทีมไทยดูแลถึงจุดใด และต้องการให้พาร์ทเนอร์เวียดนามเริ่มดูแลจากจุดใด รวมถึงโรงแรม รถ ไกด์ อาหาร กิจกรรม และการรับส่งสนามบิน หากมีหัวหน้าทัวร์เดินทางไปกับคณะ ให้ระบุหน้าที่และช่องทางติดต่อไว้ด้วย

การทำงานกับผู้ให้บริการแยกประเทศสามารถประสานกันได้ดีเมื่อแต่ละฝ่ายมีข้อมูลชุดเดียวกัน เช่น เที่ยวบิน รายชื่อผู้เดินทาง และกำหนดการฉบับล่าสุด ควรมีผู้ประสานงานหลักที่ติดตามภาพรวมและแจ้งการเปลี่ยนแปลงให้ทุกฝ่ายทราบ

การมอบหมายทั้งสองช่วงให้ผู้ให้บริการรายเดียวก็เป็นทางเลือก หากเหมาะกับกำลังทีมและความต้องการของโปรแกรมนั้น ให้เปรียบเทียบขอบเขตบริการและงานประสานที่ยังอยู่กับคุณก่อนตัดสินใจ

กำหนดผู้รับผิดชอบช่วงเดินทางระหว่างประเทศให้ชัด ไม่ว่าจะใช้ผู้ให้บริการกี่ราย

รู้ว่าใครเป็นผู้จัดบริการในเวียดนาม

สอบถามว่าพาร์ทเนอร์ใช้ทีมของตนเอง จ้างบริษัทอื่นดูแลช่วงการเดินทางนั้น หรือใช้ทั้งสองรูปแบบ ใครจองโรงแรมและรถ ใครจัดไกด์ และใครมีอำนาจตัดสินใจเมื่อแผนต้องเปลี่ยน

การใช้พาร์ทเนอร์ท้องถิ่นไม่ได้ทำให้หน้าที่คลุมเครือโดยอัตโนมัติ สิ่งที่ควรตรวจคือชื่อบริษัท ผู้ติดต่อ ขอบเขตงาน และวิธีประสานงาน ขอข้อมูลบริษัทและเอกสารประกอบการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องก่อนตกลงใช้บริการ

สอบถามภาษาในการสื่อสารและภาษาของไกด์สำหรับวันที่ต้องการด้วย การมีสำนักงานในประเทศนั้นเพียงอย่างเดียวยังไม่ได้ยืนยันว่าบริการทุกอย่างพร้อมสำหรับคณะของคุณ

ให้ข้อเสนอระบุทั้งบริการและเงื่อนไข

ข้อเสนอควรแยกให้เห็นว่าทีมคุณดูแลส่วนใด และซื้อบริการใดจากพาร์ทเนอร์ ตรวจชื่อบริษัทคู่สัญญา บริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้ สกุลเงิน กำหนดชำระเงิน และเงื่อนไขยกเลิกควบคู่กับกำหนดการ

หากต้องการใบแจ้งหนี้เดียวสำหรับทั้งโปรแกรม ให้สอบถามผู้ให้บริการและยืนยันรูปแบบนั้นในเอกสาร ใบเสนอราคาของ Pai Dai ระบุบริษัทคู่สัญญาและการออกใบแจ้งหนี้ของแต่ละประเทศ โปรแกรมสองประเทศกับเราจึงไม่ได้ใช้สัญญาหรือใบแจ้งหนี้ฉบับเดียว เมื่อเอกสารแยกกัน ต้องทราบว่าการเปลี่ยนแปลงฝั่งหนึ่งกระทบอีกฝั่งอย่างไร และใครเป็นผู้ปรับข้อมูลให้ตรงกัน

ผู้ติดต่อด้านการขายและผู้ติดต่อระหว่างเดินทางอาจมีหน้าที่ต่างกัน ขอรายละเอียดทั้งสองส่วนไว้ล่วงหน้า พร้อมผู้ติดต่อสำรอง อ่านแนวทางการชำระเงินและสรุปบัญชีการจอง เพื่อเตรียมประเด็นที่ต้องตกลงก่อนยืนยันงาน

วางแผนวันส่งต่อคณะเป็นลำดับเดียวกัน

วันออกจากไทยและเดินทางถึงเวียดนามเชื่อมงานหลายส่วนเข้าด้วยกัน ตั้งแต่การออกจากโรงแรมไปจนถึงรถรับที่ปลายทาง หากเที่ยวบินล่าช้า อาจต้องปรับทั้งเวลารับ อาหาร และกิจกรรมแรกของวัน

ระบุขอบเขตบริการในสนามบินให้ชัดว่าไกด์ไปส่งได้ถึงจุดใด และมีบริการช่วยเหลืออะไรบ้าง เที่ยวบินที่แสดงในข้อเสนอควรระบุสถานะการจองให้ชัดเจน พร้อมระบุแยกต่างหากว่ารวมค่าตั๋วไว้ในราคาหรือไม่

ให้หัวหน้าทัวร์และทีมรับคณะใช้ข้อมูลฉบับเดียวกัน รวมถึงวิธีติดต่อเมื่อหาไกด์ไม่พบ ข้อตกลงนี้ช่วยให้แต่ละฝ่ายเตรียมงานได้โดยไม่ต้องรอแก้ความเข้าใจที่สนามบิน

ตกลงผู้ติดต่อเมื่อมีเรื่องเร่งด่วน

ขอชื่อและช่องทางติดต่อสำหรับช่วงเดินทางระหว่างประเทศ พร้อมเวลาที่ติดต่อได้และวิธีดำเนินการหากคนแรกไม่รับสาย ให้แผนระบุว่าใครแจ้งบริษัททัวร์ไทย ใครประสานรถหรือโรงแรม และใครอนุมัติค่าใช้จ่ายเพิ่ม

แยกบทบาทการประสานงานท่องเที่ยวออกจากความช่วยเหลือของสายการบิน บริษัทประกัน และหน่วยฉุกเฉินในพื้นที่ หากมีการรับรองเวลาตอบกลับหรือบริการนอกเวลาทำการ ให้ตรวจว่าระบุไว้ในข้อตกลงของโปรแกรมนั้น

การมีหมายเลขเดียวช่วยให้ติดต่อสะดวก แต่ควรทราบด้วยว่าผู้รับสายสามารถประสานหรืออนุมัติเรื่องใดได้บ้าง

เตรียมข้อมูลเพื่อรับใบเสนอราคา

ส่งวันเดินทาง จำนวนผู้เดินทาง การจัดห้องพัก ระดับโรงแรม เส้นทาง และบริการที่ต้องการให้เราดูแล มาทางแบบฟอร์มสำหรับเอเจนซี ระบุเที่ยวบินที่จองแล้ว รวมถึงความต้องการด้านอาหาร ภาษา และการเดินทางของผู้ร่วมคณะ พร้อมบอกว่าส่วนใดทีมไทยเป็นผู้ดูแลเอง

ใบเสนอราคายังไม่ใช่การจอง สถานะห้องพัก ที่นั่ง และบริการที่จองต้องตรวจจากข้อเสนอและเอกสารยืนยัน การได้รับราคาสำหรับทั้งสองช่วงไม่ได้หมายความว่าบริการทั้งหมดถูกจองไว้แล้ว

หากยังไม่ได้ลงทะเบียนกับเรา ลงทะเบียนเป็นพาร์ทเนอร์แล้วเราจะออกราคาเน็ตให้ การลงทะเบียนไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่มีขั้นต่ำ และไม่มีข้อผูกมัดเรื่องสิทธิ์ขาด ดูรายละเอียดได้ที่หน้าวิธีที่เราทำงานกับเอเจนซี

ใช้ตัวอย่างเส้นทางประกอบการคุยงาน

โปรแกรมเวียดนาม เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการเลือกเมืองและบริการที่จะต่อจากช่วงไทยของคุณ ส่วนเส้นทางวัฒนธรรมไทย ใช้ประกอบการพิจารณาลำดับการเดินทางโดยรวมได้

ตัวอย่างเส้นทางกัมพูชาและเวียดนาม แสดงอีกแนวทางของการจัดโปรแกรมหลายประเทศ ตัวอย่างเหล่านี้ใช้เพื่อวางแผน ไม่ใช่หลักฐานว่ามีคณะออกเดินทางตามเส้นทางนั้นแล้ว หรือว่าทุกบริการว่างในวันที่ต้องการ

วางแผนช่วงเวียดนามกับ Pai Dai

ส่งบรีฟมาให้เรา โดยบอกว่าทีมคุณดูแลช่วงไทยอย่างไร และต้องการบริการใดในเวียดนาม เพื่อให้การคุยงานครอบคลุมทั้งบริการที่ซื้อ และการส่งต่อคณะระหว่างบริการฝั่งไทยกับบริการฝั่งเวียดนาม หากต้องการให้เสนอทั้งสองประเทศ ให้ระบุเป็นอีกขอบเขตหนึ่งอย่างชัดเจน

บริษัทของคุณยังดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณเองและกำหนดราคาขายเอง ส่วนใบเสนอราคาระบุว่าเราจัดทำเอกสารใดบ้าง และใครเป็นผู้ติดต่อนักเดินทางของคุณระหว่างทริป เมื่อตรวจข้อเสนอจากเรา ให้พิจารณาขอบเขตบริการ ผู้ติดต่อ บริษัทคู่สัญญา และรูปแบบใบแจ้งหนี้ร่วมกัน

รู้จักทีม Pai Dai ส่งรายละเอียดผ่านหน้าขอใบเสนอราคา หรืออ่านเรื่องบทบาทของ DMC เพื่อประกอบการแบ่งหน้าที่กับผู้ให้บริการภาคพื้นดิน